Konsultasi? Yuk tanya - tanya di : 0812 - 9008 - 3983 chat sekarang!

menu

6 Alasan Pembukuan Dengan Excel Menjadi Tidak Efisien

By: Rifzky Alam

Sebagian besar pemilik usaha, bisnis dan pelaku UKM (usaha kecil dan menengah) cenderung menggunakan pembukuan dengan excel untuk melakukan proses pencatatan transaksi mereka.

Ketika ditanya mengapa mereka menggunakan spreadsheet untuk melakukan proses akuntansi mereka, mereka biasanya memiliki dua jawaban yang sama. Pertama, spreadsheet bebas dan gratis untuk digunakan. Kedua, mereka tidak tahu apa lagi yang bisa mereka gunakan dalam mencatat transaksi mereka.

Sebelum melangkah lebih jauh, kami ingin memastikan bahwa tidak ada yang salah dengan menggunakan Excel untuk pembukuan Kamu. Sangat jelas bahwa spreadsheet adalah salah satu hal yang paling serbaguna dalam bisnis, dengan banyak fungsinya.

Tapi, bayangkan Kamu harus memotong rumput di halaman di depan rumah Kamu. Kamu diberi dua alat – Satu adalah gunting rumput dan mesin pemotong rumput. Sekarang, mana yang akan Kamu gunakan untuk memotong rumput? Menggunakan mesin pemotong rumput akan lebih masuk akal, bukan?

Hal yang sama berlaku untuk proses akuntansi pada bisnis. Software akuntansi dirancang khusus untuk mengelola proses pembukuan. Oleh karena itu, dengan software akuntansi, Kamu dapat mengelola proses akuntansi lebih efisien daripada mengelola secara manual seperti menggunakan spreadsheet. Sekarang, mari kita bahaslebih dalam untuk mencari tahu lebih banyak hal yang tidak Kamu duga.

Training Accurate di FAC Institute

Kenapa Pembukuan Dengan Excel Tidak Efisien?
Mengapa Kamu harus Berhenti Menggunakan Spreadsheet untuk Pembukuan Kamu?
Pada 2012, kesalahan pembukuan melalui spreadsheet dalam proses penawaran sebuah tender untuk West Coast Mainline membebani wajib pajak sekitar £ 60 juta atau sekitar 954 milyar rupiah.

Kamu tidak ingin kasus diatas terjadi pada usaha Kamu bukan? Berikut ini adalah 6 alasan Kamu harus menghentikan penggunaan spreadsheet untuk pembukuan:

1. Paradoks “Free Cost”
Versi spreadsheet gratis itu dapat digunakan untuk pembukuan Kamu tetapi upaya untuk membuat bagan dan tabel untuk akun dan laporan yang berbeda mungkin memerlukan banyak waktu. Ingat, waktu adalah uang. Kamu tidak sepenuhnya mendapatkan gratis. Kamu juga membayar atas software spreadsheet yang Kamu gunakan. Dalam hal ini aplikasi Office dari Microsoft.

Sebaliknya, jika Kamu menggunakan program atau software akuntansi, Kamu akan menghemat waktu karena kebanyakan proses akuntansi sudah berjalan secara otomatis. Karena memang sudah dimuat bagan akun, berbagai format tabel akuntansi dan banyak lagi. Ada banyak software akuntansi yang bisa Kamu gunakan dan tersedia di pasaran.

2. Kemampuan Pencadangan & Pemulihan Data yang Tidak Efesien
Jika Kamu menggunakan spreadsheet, mencadangkan dan memulihkan data bisa menjadi masalah besar. Misalnya, saat Kamu menginput dan memproses data dalam spreadsheet, lalu tiba-tiba terjadi mati lampu atau hard drive Kamu yang rusak secara tiba-tiba.Bukankah itu mimpi buruk bagi Kamu?

Kita tahu bahwa hal-hal ini mungkin terjadi pada waktu yang paling tidak tepat, yaitu ketika Kamu berurusan dengan hal-hal yang paling penting. Oleh karena itu, spreadsheet adalah pilihan yang sangat buruk dalam penginputan data akuntansi Kamu yang berharga.

3. Kurangnya Kemampuan Penyesuaian atau Skalabilitas untuk Proses Akuntansi Kamu
Kamu tidak mungkin mendapatkan hasil yang terbaik dari penggunaan spreadsheet pada excel untuk proses akuntansi jika Kamu tidak memiliki keterampilan menggunakan VBA (Visual Basic for Application).

Untuk tujuan akuntansi, Kamu mungkin perlu menyesuaikan spreadsheet atau mengembangkan sesuai dengan kebutuhan akuntansi Kamu. Tanpa memiliki pengetahuan coding yang tepat, akan seperti hampir mustahil untuk melakukan semua itu.

Di sisi lain, jika Kamu memilih alat akuntansi yang dikembangkan dengan baik, Kamu tidak perlu memikirkan kemampuan penyesuaian dan skalabilitas dari perangkat lunak pilihan Kamu yang dimaksudkan untuk melakukan kegiatan pembukuan.

4. Kurangnya Melihat Data berdasarkan Waktu dan Historis
Saat Kamu menggunakan spreadsheet untuk bisnis Kamu, menjadi sangat sulit untuk melihat data dan statistik secara real time. Spreadsheet melalui excel juga tidak cocok untuk menyimpan data secara historis,

Seluruh data dalam catatan transaksi pada bisnis Kamu adalah sangat penting untuk menganalisis tren informasi akuntansi, dan biasanya data ini berdasarkan waktu. Jika Kamu melakukan pembukuan dengan excel, memasukkan data secara manual ke dalam sistem, mengubah dan memperbarui data akan membuat sistem kerja yang lebih rumit.

5. Tidak Memungkinkan Secara Otomatis Menyiapkan Laporan Keuangan
Setelah memasukkan semua data transaksi dalam spreadsheet, memproses perhitungan, dan menampilkan hasilnya dalam bentuk laporan keuangan mungkin tampak agak berantakan tata letaknya dalam spreedsheet.

Mempersiapkan laporan keuangan dalam spreadsheet akan membutuhkan keahlian Kamu dalam membuat Tabel Pivot, membuat grafik, melakukan VLOOKUPS, menjalankan Macro dan sebagainya.

Namun, perangkat lunak akuntansi lengkap akan memberi Kamu semua laporan keuangan dan laporan sesuai dengan kebutuhan dan permintaan Kamu, bahkan jika Kamu tidak memiliki keterampilan yang disebutkan di atas.

6. Akses yang Mudah
Ini adalah aspek yang sangat dibutuhkan ketika Kamu memiliki bisnis dengan banyak karyawan yang membutuhkan pembukuan.

Bayangkan jika ada kasus, Kamu ingin memberi salah satu akuntan Kamu akses untuk membatalkan transaksi sementara Kamu tidak ingin memberikan kesempatan ini kepada pengguna lainnya. Dengan Accurate Online, Kamu bisa melakukan ini semua dengan fitur approval.

Tetapi, ketika Kamu hanya menggunakan spreadsheet, Kamu akan sulit melakukan ini semua, siapapun bisa melihat data pembukuan bisnis dan Kamu harus mengingat siapa yang menghapus transaksi, neraca atau hal-hal penting lainnya pada pembukuan. bukankah itu menyulitkan?

Jadi, apa yang harus Kamu lakukan untuk Pembukuan Kamu?
Untungnya, ada puluhan software akuntansi di luar sana yang dapat meningkatkan aktivitas pembukuan Kamu. Jika bisnis Kamu membutuhkan software akuntansi yang sederhana dan mudah digunakan kami sarankan Kamu menggunakan ACCURATE sebagai software akuntansi bisnis Kamu.

Dengan fitur yang lengkap pada ACCURATE, pembukuan bisnis Kamu akan lebih mudah dan efisien jika dibandingkan pembukuan dengan excel. Untuk harga? Tidak usah khawatir, software ACCURATE sangat terjangkau untuk para pelaku usaha di Indonesia.

Hubungi Kami FAC Institute

 

ACCURATE Akuntansi